Wynajem samochodu na potrzeby biznesu w Dubaju różni się od wynajmu turystycznego nie tyle warunkami, ile tym, kto i jak płaci, oraz tym, jaki samochód rozwiązuje dane zadanie. Jednej firmie potrzebny jest jeden sedan na tydzień delegacji, innej Range Rover na spotkanie ważnego klienta na lotnisku, a jeszcze innej kilka samochodów na miesiąc dla zespołu projektowego. Podstawowe zasady wynajmu przy tym się nie zmieniają: bez kaucji, minimum jedna doba, wiek kierowcy od 21 lat i staż od roku, niezależnie od tego, kto płaci za samochód, osoba prywatna czy firma.
Jakie dokumenty potrzebne są firmie
Aby załatwić wynajem na firmę, zwykle potrzebna jest kopia licencji handlowej firmy (trade license), dokument osoby upoważnionej do podpisania umowy, paszport lub Emirates ID oraz dane samego kierowcy, który usiądzie za kierownicą. Jeśli kierowca jest rezydentem ZEA, wystarczy jego Emirates ID i lokalne prawo jazdy, jeśli to przyjezdny pracownik, potrzebny jest jego paszport i międzynarodowe prawo jazdy razem z krajowymi prawami jazdy. Jeśli samochodem w ramach jednej delegacji ma jeździć na zmianę kilku pracowników, prościej od razu ustalić z nami, kto dokładnie prowadzi w danym dniu, to upraszcza zarówno umowę, jak i kwestię odpowiedzialności za ewentualne mandaty.
Faktury i płatność
Płatność przyjmujemy gotówką, kartą lub przelewem bankowym, kaucja nie jest blokowana w żadnym z wariantów, cała kwota wynajmu opłacana jest w pełni z góry. Dla firmy oznacza to zwykle fakturę na firmę dla działu księgowości i następujący po niej przelew z konta firmowego, co jest wygodniejsze niż płatność kartą pracownika i późniejsze rozliczenie zwrotu kosztów. Jeśli wynajem jest potrzebny regularnie, warto od razu ustalić formę fakturowania, pojedynczą fakturę za każdy wynajem albo zbiorczą za okres, żeby nie zbierać dokumentów za każdą delegację osobno.
Jakie klasy samochodów zwykle wybierają firmy
Wybór klasy zależy od zadania. Do zwykłej delegacji pracownika wystarczy biznesowy sedan lub crossover: BMW mamy od 320i po X7 i M5, Audi od A3 po Q8 i RS6, więc można poprosić właśnie o poziom biznesowy bez dopłaty za luksus. Na spotkanie klienta na lotnisku albo na wyjazdy reprezentacyjne częściej bierze się premium SUV-a lub sedana: BMW X5 za 650 AED za dobę, Audi Q7 za 600 AED, ten drugi ma dodatkowo trzeci rząd siedzeń, jeśli jedzie kilka osób z bagażem. Na naprawdę prestiżowe spotkania, wystawy czy gości wysokiej rangi w flocie jest Range Rover Vogue od 1 300 AED za dobę. Osobno warto wspomnieć o Tesli Model 3 i Model Y, od 250 i 350 AED za dobę, które często wybierają firmy stawiające na ekologię albo po prostu na cichą, komfortową jazdę po mieście.
Wynajem miesięczny dla pracowników
Jeśli samochód potrzebny jest nie na jedną delegację, tylko na stałe, dla pracownika mieszkającego i pracującego w Dubaju kilka miesięcy albo dla zespołu projektowego, bardziej opłaca się stawka miesięczna. Uwzględnia ona już wolumen: miesiąc liczony jest jako około 17–22 dni według zwykłej stawki dobowej, a nie jako 30 dni z rzędu, więc w przeliczeniu na dobę wynajem wychodzi wyraźnie taniej niż wielokrotne przedłużanie wynajmu dobowego. Dla firmy to też przewidywalna pozycja w budżecie zamiast serii osobnych faktur.
Jeden samochód albo kilka na firmę
Jeśli firma potrzebuje od razu kilku samochodów, na przykład dla delegacji na wystawę taką jak GITEX albo dla kilku pracowników projektu jednocześnie, wygodniej jest załatwić je jednym zamówieniem z jednym punktem kontaktu po naszej stronie, a nie jako osobne, niezależne wynajmy. Tak łatwiej zsynchronizować daty odbioru i zwrotu, a w rozliczeniach powstaje jeden dokument zamiast kilku. Przy składaniu zapytania wystarczy zaznaczyć, że samochody są dla jednej firmy, a my zbierzemy to w jedną transakcję.
Co pozostaje bez zmian nawet dla firmy
Kaucji nie pobieramy ani od klientów prywatnych, ani od firm. Ubezpieczenie, obejmujące odpowiedzialność wobec osób trzecich i szkody własne, jest domyślnie wliczone w cenę każdego samochodu, niezależnie od tego, kto go wynajmuje. Wymagania wobec kierowcy, wiek od 21 lat i staż od roku, są jednakowe dla wszystkich samochodów floty, także w segmencie reprezentacyjnym i premium, żadnych dodatkowych barier dla klientów korporacyjnych nie ma.
Orientacyjne klasy i ceny
| Zadanie | Przykładowy samochód | Cena za dobę |
|---|---|---|
| Zwykła delegacja pracownika | BMW od 320i, Audi od A3 | na zapytanie, bez dopłaty za luksus |
| Cicha jazda po mieście, ekologia | Tesla Model 3 | od 250 AED |
| Odbiór klienta, rodzina z bagażem | Tesla Model Y | od 350 AED |
| Wyjazd reprezentacyjny, trzeci rząd siedzeń | Audi Q7 | od 600 AED |
| Premium SUV na odbiór z lotniska | BMW X5 | od 650 AED |
| Prestiżowe spotkanie, gość VIP, wystawa | Range Rover Vogue | od 1 300 AED |
To orientacyjny punkt odniesienia, a nie sztywna lista, w naszej flocie BMW i Audi mają wersje od kompaktowych sedanów aż po M5 i RS6, więc do konkretnego budżetu i zadania zawsze można dobrać coś dokładniej dopasowanego niż uśredniona tabela.
Wynajem zamiast własnej floty
Dla firmy, która nie ma stałego zapotrzebowania na samochody przez cały rok, tylko okresowe delegacje, sezonowe projekty albo jednorazowe wizyty klientów, wynajem niemal zawsze wychodzi taniej niż utrzymywanie własnej floty w Dubaju. Nie trzeba myśleć o ubezpieczeniu, serwisie, przedłużaniu rejestracji ani o przestoju samochodu między zadaniami, wszystko to jest już wliczone w cenę wynajmu. Jeśli dziś potrzebny jest jeden sedan, a za miesiąc trzy SUV-y na wystawę, przy wynajmie to po prostu dwa osobne zamówienia, a nie decyzja o kupnie czy sprzedaży pojazdów.
Odpowiedzialność kierowcy nie zmienia się od tego, że płaci firma
Jeśli samochodem jeździ na zmianę kilku pracowników, warto od razu wiedzieć, że mandat za przekroczenie prędkości albo nieprawidłowe parkowanie dotyczy tego, kto prowadził w chwili wykroczenia, a nie firmy jako takiej. Umowa najmu wskazuje osobę odpowiedzialną i to na nią przychodzą roszczenia, jeśli coś się wydarzy podczas podróży. Dla firmy z kilkoma kierowcami na jednym zamówieniu najprościej wcześniej ustalić w zespole, kto i kiedy prowadzi, żeby nie wyjaśniać tego po fakcie, gdy przyjdzie powiadomienie o wykroczeniu.
Jak zwykle przebiega rezerwacja dla firmy
Najpierw trzeba przekazać nam zadanie: ile samochodów, na jaki okres, jaka klasa i gdzie potrzebne jest podstawienie, do biura, hotelu czy od razu na lotnisko DXB lub DWC. Dalej zbieramy dokumenty firmy i kierowcy, uzgadniamy daty i formę faktury oraz zapisujemy wszystko w jednej umowie, nawet jeśli samochodów jest kilka. Płatność wnoszona jest w pełni z góry, bez blokowania kaucji, a samochód podstawiany jest o umówionej porze pod wskazany adres. Przy delegacjach z napiętym harmonogramem warto omówić to wcześniej, a nie w dniu przylotu, żeby samochód już czekał po przyjeździe.
