Louer une voiture pour le travail à Dubaï diffère d'une location touristique moins par les conditions que par qui paie, et comment, et par la voiture qui répond réellement au besoin. Une entreprise peut avoir besoin d'une seule berline pour une semaine de déplacement professionnel, une autre d'un Range Rover pour accueillir un client important à l'aéroport, une autre encore de plusieurs voitures pendant un mois pour une équipe projet. Les règles de base de la location restent les mêmes dans tous les cas : sans caution, minimum un jour, âge du conducteur à partir de 21 ans et un an d'expérience minimum, que ce soit un particulier ou une entreprise qui paie la voiture.
Quels documents une entreprise doit fournir
Pour réserver au nom d'une entreprise, il faut en général une copie de la licence commerciale (trade license) de la société, une pièce d'identité de la personne autorisée à signer le contrat, un passeport ou une Emirates ID, et les informations du conducteur qui prendra réellement le volant. Si le conducteur est résident des Émirats, son Emirates ID et son permis local suffisent ; s'il s'agit d'un salarié en déplacement, il lui faut son passeport et un permis international en plus de son permis national. Si plusieurs salariés doivent conduire à tour de rôle pendant un même déplacement, le plus simple est de nous indiquer à l'avance qui conduit quel jour, ce qui simplifie à la fois le contrat et la question de la responsabilité en cas d'amende.
Facturation et paiement
Le paiement est accepté en espèces, par carte ou par virement bancaire, et aucune caution n'est bloquée dans aucun des cas, la totalité de la location est réglée d'avance. Pour une entreprise, cela signifie en général une facture établie au nom de la société pour la comptabilité, suivie d'un virement depuis le compte de l'entreprise, ce qui est plus simple qu'un paiement par carte d'un salarié suivi d'un remboursement. Si la location revient régulièrement, mieux vaut convenir à l'avance du format de facturation, une facture par location ou un relevé consolidé sur une période, plutôt que de rassembler les documents déplacement par déplacement.
Quelles catégories de voitures les entreprises choisissent généralement
Le choix de la catégorie dépend du besoin. Pour un déplacement courant d'un salarié, une berline ou un crossover de gamme affaires suffit : notre parc BMW va de la 320i jusqu'à la X7 et la M5, l'Audi de l'A3 jusqu'au Q8 et la RS6, il est donc possible de demander exactement le niveau affaires sans payer pour du luxe superflu. Pour accueillir un client à l'aéroport ou pour des déplacements de représentation, un SUV ou une berline premium est plus fréquent : la BMW X5 à 650 AED par jour, l'Audi Q7 à 600 AED, cette dernière disposant en plus d'une troisième rangée de sièges si plusieurs personnes voyagent avec des bagages. Pour des rendez-vous vraiment prestigieux, des salons professionnels ou des invités de haut niveau, le parc dispose du Range Rover Vogue à partir de 1 300 AED par jour. À part, la Tesla Model 3 et la Model Y, à partir de 250 et 350 AED par jour, sont souvent choisies par les entreprises soucieuses d'image écologique, ou simplement pour un trajet urbain silencieux et confortable.
Location au mois pour les salariés
Si la voiture n'est pas destinée à un seul déplacement mais à un besoin permanent, pour un salarié basé à Dubaï plusieurs mois ou pour une équipe projet, le tarif mensuel est plus avantageux. Il tient déjà compte du volume : un mois est calculé comme environ 17 à 22 jours au tarif journalier habituel, et non comme 30 jours consécutifs, si bien que le prix ramené à la journée devient nettement plus bas qu'en prolongeant une location au jour le jour de façon répétée. Pour une entreprise, c'est aussi une ligne budgétaire prévisible plutôt qu'une série de factures séparées.
Une voiture ou plusieurs pour la même entreprise
Si l'entreprise a besoin de plusieurs voitures en même temps, par exemple pour une délégation participant à un salon comme le GITEX ou pour plusieurs salariés d'un même projet, il est plus simple de les réserver en une seule commande avec un interlocuteur unique de notre côté, plutôt que comme des locations indépendantes. Cela facilite la synchronisation des dates de remise et de restitution, et cela donne un seul document pour la facturation plutôt que plusieurs. Il suffit d'indiquer à la demande que les voitures sont pour une seule entreprise, et nous regroupons tout dans une même commande.
Ce qui ne change pas, même pour une entreprise
Aucune caution n'est demandée, ni aux clients particuliers ni aux entreprises. L'assurance, couvrant la responsabilité envers les tiers et les dommages propres, est incluse par défaut sur toutes les voitures, quel que soit le locataire. Les conditions du conducteur, âge à partir de 21 ans et un an d'expérience minimum, sont également les mêmes sur tout le parc, y compris le segment de représentation et le premium, sans obstacle supplémentaire pour les clients professionnels.
Repère par catégorie et par prix
| Besoin | Exemple de voiture | Prix par jour |
|---|---|---|
| Déplacement courant d'un salarié | BMW dès la 320i, Audi dès l'A3 | sur demande, sans payer pour du luxe superflu |
| Trajet urbain silencieux, image écologique | Tesla Model 3 | dès 250 AED |
| Accueil d'un client, famille avec bagages | Tesla Model Y | dès 350 AED |
| Déplacement de représentation, troisième rangée | Audi Q7 | dès 600 AED |
| SUV premium pour un accueil à l'aéroport | BMW X5 | dès 650 AED |
| Rendez-vous prestigieux, invité VIP, salon | Range Rover Vogue | dès 1 300 AED |
Ce tableau est un repère, pas une liste figée, notre gamme BMW et Audi va des berlines compactes jusqu'à la M5 et la RS6, il existe donc en général une solution plus précise qu'un tableau moyen pour un budget et un besoin donnés.
Louer plutôt que garder une flotte d'entreprise
Pour une entreprise sans besoin de voitures toute l'année, mais avec des déplacements ponctuels, des projets saisonniers ou des visites de clients occasionnelles, louer revient presque toujours moins cher que d'entretenir une flotte d'entreprise à Dubaï. Pas besoin de gérer l'assurance, l'entretien, le renouvellement de l'immatriculation ou une voiture immobilisée entre deux missions, tout cela est déjà compris dans le prix de la location. Si vous avez besoin d'une berline aujourd'hui et de trois SUV le mois prochain pour un salon, avec la location c'est simplement deux commandes distinctes, pas une décision d'achat ou de revente de véhicules.
La responsabilité du conducteur ne change pas parce que l'entreprise paie
Si plusieurs salariés conduisent la voiture à tour de rôle, sachez à l'avance qu'une amende de vitesse ou de stationnement revient à celui qui conduisait au moment de l'infraction, pas à l'entreprise en tant que telle. Le contrat de location désigne une personne responsable, et toute réclamation suit ce nom si quelque chose arrive pendant le trajet. Pour une entreprise avec plusieurs conducteurs sur une même commande, le plus simple est de convenir en interne à l'avance de qui conduit quand, plutôt que de le régler après coup si un avis d'infraction arrive.
Comment se déroule généralement une réservation pour une entreprise
Il faut d'abord nous indiquer le besoin : combien de voitures, pour combien de temps, quelle catégorie, et où la voiture doit être livrée, un bureau, un hôtel, ou directement l'aéroport DXB ou DWC. Nous rassemblons ensuite les documents de l'entreprise et du conducteur, convenons des dates et du format de facturation, et consignons le tout dans un seul contrat, même s'il y a plusieurs voitures. Le paiement est réglé intégralement à l'avance, sans caution bloquée, et la voiture est livrée à l'adresse demandée à l'heure convenue. Pour un déplacement professionnel au planning serré, mieux vaut organiser cela à l'avance plutôt que le jour de l'arrivée, pour que la voiture attende déjà sur place.
